Cómo una pequeña bodega evitó perder 15.000€/año al digitalizar su back office
(y cómo tú puedes hacerlo en 30 días sin un departamento IT)
La mayoría de bodegas pequeñas y medianas no han digitalizado su back office por tres motivos:
“No tenemos departamento IT.”
“Siempre lo hemos hecho así.”
“Digitalizar es caro y complicado.”
Mientras tanto, informes del sector hablan de bodegas que, al automatizar tareas administrativas, recortan de forma consistente sus costes operativos y reducen errores.
Digitalizar no es solo “ir más rápido”:
es liberar al equipo para que haga tareas que generan ingresos, no que los consumen.
Cómo trabajaba la bodega de Teresa antes de cambiar nada
Cuando llegué a su bodega, el día a día era más o menos así:
Cada cierre de mes significaba 2–3 días casi completos de tareas administrativas y un alto riesgo de errores.
«Cada vez que hacemos un cierre de mes, perdemos entre 2 y 3 días en tareas administrativas… y aún así nos equivocamos.»
Eso nos dijo Teresa, dueña de una bodega familiar en La Rioja.
Como ella, cientos de bodegas en España siguen operando con hojas de Excel, papeles y procesos manuales.
Eso se traduce en:
Cómo digitalizamos el back office de la bodega en 90 días
Mes 1 · Poner orden
Dibujamos el proceso de pedido a cobro en una pizarra.
Definimos quién hacía qué y qué información era crítica en cada paso.
Decidimos tener una sola fuente de información para pedidos, expediciones, clientes y documentos.
Mes 2 · Digitalizar el back office
Montamos esa “fuente de verdad” en una herramienta sencilla.
Creamos bases de datos de pedidos, expediciones y clientes con estados, fechas y responsables.
Definimos vistas para cada rol: administración, comercial, almacén…
Mes 3 · Automatizar lo repetitivo
Avisos automáticos de pedidos pendientes, SILICIE próxima a vencer y facturas sin cobrar.
Recordatorios para tareas normativas mensuales
Reportes simples: pedidos abiertos, cobros previstos, incidencias.
Al final de esos 90 días, el equipo seguía haciendo su trabajo, pero sin depender de mil Excels y correos.
Los números de Teresa, en frío
Cómo podríamos digitalizar el back office de tu bodega
Así es como suelo trabajar con bodegas como la tuya:
1. Diagnóstico express (60 minutos)
Revisamos cómo gestionas hoy pedidos, facturación, cobros, proveedores y temas normativos. Detectamos los 2–3 cuellos de botella principales.
2. Diseño del sistema TBO para tu bodega
Definimos una única “fuente de verdad” para tu back office (normalmente en Notion) y el flujo estándar de trabajo para tu equipo.
3. Implementación en 30 días
Montamos bases de datos, vistas y checklists para que en un mes ya estéis trabajando con el nuevo sistema.
4. Automatización y mejora continua (hasta los 90 días)
Añadimos automatizaciones low-code (avisos, generación de documentos, reportes básicos) y dejamos rutinas semanales y mensuales para que esto no dependa de acordarse “a mano”.